Un standard international poate fi privit ca un cadru care ajuta o firma sa lucreze mai ordonat. El stabileste anumite cerinte si principii, iar organizatia trebuie sa arate ca acestea sunt aplicate in activitatea reala. Nu este vorba doar despre acte, ci despre procese care pot fi urmarite si verificate.
Pentru o companie, existenta unor reguli clare poate face diferenta in multe situatii. Angajatii stiu mai usor ce responsabilitati au, managerii pot urmari procesele, iar problemele pot fi observate inainte sa produca efecte mai mari. In timp, aceasta organizare poate reduce erorile si poate face activitatea mai usor de controlat.
Atunci cand sunt analizate certificate ISO, merita inteles ca fiecare dintre ele se raporteaza la un anumit domeniu de activitate sau de management. Unele se concentreaza pe calitate, altele pe mediu, securitatea informatiilor sau siguranta angajatilor. Alegerea nu ar trebui facuta doar pentru imagine, ci in functie de nevoile concrete ale firmei.
Alegerea unui standard in functie de activitatea firmei
Nu toate organizatiile au aceleasi riscuri si nici aceleasi obiective. O firma de productie poate avea nevoie de un control atent al resurselor si proceselor, in timp ce o companie care lucreaza cu date importante poate acorda mai multa atentie securitatii informatiei. De aceea, primul pas este intelegerea situatiei existente.
Un exemplu cunoscut este ISO 14001, standardul dedicat sistemului de management de mediu. Acesta ajuta organizatia sa identifice aspectele care pot afecta mediul, sa controleze consumurile si deseurile si sa stabileasca obiective de imbunatatire. Prin aplicarea sistemului, firma poate urmari mai clar impactul activitatii sale asupra mediului.
Printre cele mai cunoscute directii pentru care exista standarde internationale se numara:
- Managementul calitatii
- Protectia mediului
- Sanatatea si securitatea in munca
- Securitatea informatiilor
- Siguranta produselor alimentare
Identificarea standardului potrivit este doar inceputul. Organizatia trebuie apoi sa analizeze ce proceduri exista deja, ce lipsuri apar si ce schimbari sunt necesare. O pregatire facuta pe baza activitatii reale poate face procesul mai usor de inteles pentru angajati si mai simplu de urmarit ulterior.
Calitatea devine parte din activitatea zilnica
ISO 9001 este unul dintre cele mai cunoscute standarde pentru managementul calitatii. El ajuta organizatiile sa isi structureze procesele astfel incat produsele si serviciile sa fie livrate in mod constant. Accentul cade si pe intelegerea nevoilor clientilor, precum si pe identificarea problemelor inainte ca acestea sa afecteze rezultatul final.
Aplicarea unui astfel de sistem poate schimba modul in care angajatii isi desfasoara activitatea. Procedurile devin mai clare, responsabilitatile sunt mai bine definite, iar rezultatele pot fi verificate mai usor. In acelasi timp, firma poate observa unde apar erori si poate lua masuri pentru a le preveni.
Cateva elemente pot contribui la un sistem de calitate mai bine organizat:
- Stabilirea clara a responsabilitatilor
- Verificarea etapelor importante din fiecare proces
- Colectarea feedbackului de la clienti
- Identificarea cauzelor pentru aparitia erorilor
- Aplicarea unor masuri de corectare si prevenire
Pregatirea pentru evaluarea externa
Obtinearea unei certificari presupune mai multe etape, iar fiecare are un rol important. Firma incepe prin analizarea modului actual de lucru, apoi compara practicile existente cu cerintele standardului ales. Daca apar diferente, acestea trebuie corectate inainte de evaluarea propriu-zisa.
Documentatia are si ea un rol important. Procedurile trebuie sa fie clare, actualizate si cunoscute de persoanele care le folosesc. Dupa aceasta etapa, organizatia poate trece printr-un audit intern, care ajuta la descoperirea unor probleme inainte de verificarea realizata din exterior.
Pentru o pregatire mai buna, pot fi urmarite cateva repere:
- Stabilirea unui responsabil pentru proces
- Inventarierea documentelor deja existente
- Instruirea angajatilor implicati
- Verificarea aplicarii procedurilor
- Pregatirea dovezilor si a inregistrarilor necesare
Auditul extern este etapa in care un organism competent verifica daca cerintele sunt respectate in practica. Daca evaluarea este finalizata cu succes, certificatul poate fi emis. Totusi, responsabilitatea firmei continua si dupa acest moment.
Beneficii care se vad in timp
Un standard international poate aduce avantaje care depasesc simpla obtinere a unui document. O firma cu procese mai bine organizate poate lucra mai eficient, poate reduce risipa si poate identifica mai rapid zonele in care apar probleme. Aceste schimbari pot avea efecte directe asupra costurilor si asupra modului in care sunt folositi oamenii si resursele.
Certificarea poate conta si in relatia cu partenerii. Unele companii solicita furnizorilor anumite standarde inainte de inceperea unei colaborari. Pentru o firma care vrea sa lucreze cu parteneri externi sau sa participe la proiecte mai mari, un sistem certificat poate reprezenta un avantaj important.
Pe termen lung, valoarea reala vine din modul in care standardul este aplicat. Certificatul poate atrage atentia, dar procesele bine puse la punct sunt cele care sustin rezultatele. O organizatie care verifica periodic ceea ce face, asculta feedbackul si corecteaza problemele poate deveni mai stabila, mai eficienta si mai pregatita pentru dezvoltare.
