Un backup pentru datele firmei este o copie a fișierelor, a bazelor de date și a setărilor, păstrată separat de original, astfel încât să poți reveni la o stare bună după o ștergere accidentală, un virus sau un echipament defect. Regula 3-2-1 spune simplu: trei copii, pe două tipuri de suport, dintre care una stă în alt loc decât biroul.
Regula pare banală, dar multe firme mici au, de fapt, o singură copie: cea de pe calculatorul contabilei sau de pe serverul din debara. Când discul se strică sau cineva deschide o arhivă infectată, afli în aceeași zi cât valorau datele acelea. Mai jos găsești o variantă practică, ușor de pus în aplicare chiar și fără un departament IT.
Ce înseamnă concret regula 3-2-1?
Prima cifră se referă la numărul total de copii: originalul și încă două. A doua cere două tipuri diferite de suport, de exemplu discul intern al calculatorului și un hard disk extern sau un spațiu de stocare în cloud. A treia cere ca o copie să stea în afara locului unde lucrezi, ca să nu o pierzi la un incendiu, o inundație sau un furt.
Logica e aceeași pe care o aplici la orice risc: nu pui toate resursele într-un singur loc. Un disc extern lăsat conectat tot timpul la calculator nu este un backup complet, pentru că un program de tip ransomware, care criptează fișierele și cere bani pentru deblocare, îl criptează odată cu restul.
Ce date merită salvate în primul rând?
Nu tot ce se află pe calculatoare are aceeași importanță. Începe cu o listă scurtă, scrisă pe o foaie, cu lucrurile fără de care firma se oprește a doua zi:
- programul de facturare și contabilitate, împreună cu baza lui de date;
- contractele, ofertele și corespondența cu clienții;
- fișierele de proiect sau de producție, adică munca efectivă a echipei;
- site-ul și magazinul online, cu baza de date și fișierele încărcate;
- setările importante: certificate, chei de licență, configurări de rețea.
Programele se pot reinstala, dar documentele create de oameni nu se pot reface din nimic. De aceea ordinea contează: întâi documentele și bazele de date, apoi restul.
Cum arată un plan de backup pentru o firmă mică?
Un plan bun are trei componente: ce salvezi, unde salvezi și cât de des. Frecvența se alege după o singură întrebare: cât de multă muncă îți permiți să pierzi? Dacă pierderea unei zile de lucru este suportabilă, o copie pe noapte e suficientă. Dacă nu, ai nevoie de salvări la câteva ore sau de sincronizare continuă.
| Tip de date | Frecvență sugerată | Unde se păstrează |
|---|---|---|
| Facturare și contabilitate | zilnic, automat | disc extern și cloud |
| Documente de lucru | continuu sau zilnic | serviciu de stocare online |
| Site și magazin online | zilnic și înainte de modificări | alt server sau cloud |
| Setări și licențe | la fiecare schimbare | seif de parole și copie offline |
Numește o persoană responsabilă, chiar dacă nu este specialist. Fără un nume trecut lângă sarcină, backup-ul se face cu entuziasm două săptămâni și apoi se uită. Și într-o guvernanță corporativă într-o firmă mică același principiu se aplică la orice proces important: are un proprietar clar și o regulă scrisă.
De ce backup-ul automat bate salvarea făcută din când în când?
Un backup manual depinde de memoria cuiva. Se face vineri după-amiază, când toată lumea se grăbește, sau deloc în săptămânile aglomerate, adică tocmai atunci când ai cel mai mult de pierdut. Un program care rulează noaptea, fără intervenția nimănui, elimină factorul uman din ecuație.
Setează și o politică de păstrare. Dacă suprascrii zilnic aceeași copie, un fișier șters acum o săptămână, dar observat abia azi, nu mai poate fi recuperat. Păstrarea mai multor versiuni, de exemplu copii zilnice pentru ultima lună și una lunară pentru ultimul an, costă puțin spațiu în plus și rezolvă exact genul acesta de situații.
Cum verifici că ai copii care chiar funcționează?
O copie netestată este doar o speranță. Cel puțin o dată pe trimestru, alege la întâmplare un fișier important și restaurează-l pe un alt calculator. Verifică dacă se deschide, dacă are conținutul corect și cât a durat operațiunea. Pentru o bază de date sau un site, testul înseamnă o restaurare completă într-un mediu separat.
Notează rezultatul și timpul necesar. Dacă restaurarea completă durează două zile și firma nu poate sta oprită mai mult de una, ai aflat o informație prețioasă înainte de o criză, nu în mijlocul ei.
Ce greșeli apar cel mai des?
Câteva se repetă în aproape orice firmă mică:
- copia stă în același birou, pe un disc conectat permanent;
- nimeni nu primește o alertă când salvarea eșuează;
- parola contului de cloud o știe un singur om, plecat în concediu;
- se salvează fișierele, dar nu și baza de date a programului de facturare;
- nu s-a testat niciodată o restaurare.
Corectarea lor nu cere buget mare, ci o oră de organizare. Pentru mai mult context despre astfel de scăpări de început, citește și greșelile frecvente ale antreprenorilor la început, unde lipsa procedurilor simple apare constant.
Întrebări frecvente
Ajunge un hard disk extern?
Nu singur. Este o copie bună, dar ar trebui completată cu una în afara biroului, în cloud sau la un alt sediu, ca să respecți regula 3-2-1.
Este suficient să țin fișierele într-un serviciu de sincronizare?
Nu întotdeauna. Sincronizarea propagă și greșelile: dacă ștergi un fișier, dispare peste tot. Un backup adevărat păstrează versiuni mai vechi.
Cât de des ar trebui să fac backup?
Depinde de cât de multă muncă îți permiți să pierzi. Pentru majoritatea firmelor mici, o copie automată pe noapte este un punct de plecare rezonabil.
