Fluxul de numerar este diferența dintre banii care intră în firmă și banii care ies din ea într-o anumită perioadă, de obicei o lună. O firmă poate arăta profit pe hârtie și totuși să nu aibă bani de salarii, pentru că încasările vin mai târziu decât plățile. De aceea fluxul de numerar se urmărește separat de profit.
Mulți antreprenori la început de drum se uită doar la soldul din bancă. Soldul spune cât ai azi, dar nu spune cât vei avea peste șase săptămâni. Fluxul de numerar răspunde la a doua întrebare, iar ea decide dacă poți plăti la timp furnizorii și oamenii.
Ce intră și ce iese din flux?
Pe partea de intrări se află încasările de la clienți, avansurile, eventualele împrumuturi și sumele primite din vânzarea unui echipament. Pe partea de ieșiri se află plata furnizorilor, salariile, chiria, utilitățile, taxele, ratele și achizițiile de echipamente. Diferența dintre cele două coloane, adunată peste soldul de la începutul lunii, dă soldul de la final.
Un detaliu care încurcă: o factură emisă nu înseamnă bani încasați, iar o cheltuială angajată nu înseamnă bani plătiți. În fluxul de numerar contează data la care banii chiar se mișcă, nu data documentului.
Cum construiești un tabel simplu de flux?
Nu ai nevoie de un program special. O foaie de calcul cu rânduri pentru fiecare categorie și coloane pentru fiecare săptămână sau lună este suficientă. Procedura are cinci pași:
- Notezi soldul de la începutul perioadei, din extrasul de cont și din casă.
- Treci toate încasările așteptate, la data la care crezi realist că vor veni, nu la data scadenței din contract.
- Treci toate plățile cunoscute: chirie, salarii, rate, taxe, abonamente.
- Adaugi o linie separată pentru cheltuielile neplanificate, de exemplu zece procente din cheltuielile lunare.
- Calculezi soldul final și îl compari cu un minim pe care îl consideri sigur.
Minimul sigur depinde de firmă. Un magazin cu stoc mare are nevoie de mai mulți bani liberi decât un consultant care lucrează singur. O regulă folosită des este să ai în cont suma necesară pentru două luni de cheltuieli fixe, dar la început poate fi realist să pornești de la una singură.
Cum îți dai seama că vine un gol de lichiditate?
Golul apare când, într-o anumită săptămână, plățile depășesc banii disponibili. Se vede din timp dacă prognoza este făcută pe cel puțin trei luni înainte. Semnale clasice sunt un client mare care întârzie constant plata, o comandă mare la furnizor care se plătește înainte de livrare sau un sezon slab care se apropie.
Dacă prognoza arată un gol, ai de obicei patru pârghii: accelerezi încasările, amâni o plată fără penalități, reduci o cheltuială sau obții o finanțare scurtă. Cu cât te mișți mai devreme, cu atât opțiunile sunt mai ieftine. Un gol descoperit cu o lună înainte se rezolvă printr-o discuție cu furnizorul; unul descoperit în ziua plății se rezolvă printr-un credit scump.
Ce metode folosesc firmele pentru a îmbunătăți fluxul?
Cele mai eficiente măsuri sunt simple și țin de obiceiuri, nu de instrumente:
- Facturezi imediat după livrare, nu la sfârșitul lunii. Fiecare zi de întârziere în emitere mută încasarea cu o zi.
- Ceri avans pentru comenzile mari sau personalizate, mai ales de la clienți noi.
- Scurtezi termenele de plată oferite clienților, de la 30 la 15 zile, unde piața permite.
- Negociezi termene mai lungi cu furnizorii, în schimbul unor comenzi regulate.
- Controlezi stocul: marfa nevândută este bani blocați pe un raft.
Pentru o privire mai largă asupra cifrelor care contează, merită citit și materialul despre indicatorii de performanță ai firmei, pentru că fluxul de numerar este unul dintre ei, dar nu singurul.
Cum legi fluxul de numerar de contabilitate?
Contabilitatea înregistrează operațiunile după regulile ei, iar fluxul de numerar este un instrument de conducere, nu un document obligatoriu. Cele două se completează. Dacă ai documentele în ordine încă din primul an, construirea tabelului de flux durează jumătate din timp; detalii utile găsești în articolul despre organizarea actelor contabile în primul an.
Merită să compari lunar prognoza cu realitatea. Dacă ai estimat încasări de 20.000 de lei și au venit 14.000, nu te opri la constatare: află care client a întârziat și de ce. După trei-patru luni vei vedea tipare, de exemplu că un anumit client plătește mereu cu 20 de zile peste termen, și vei putea să le includă în prognoză.
Ce faci când piața se schimbă brusc?
Un flux bine urmărit îți dă timp de reacție. Când vânzările scad, tabelul îți arată în câte săptămâni ajung banii și ce cheltuieli poți reduce primele. Pentru scenarii mai ample, utilă este lectura despre adaptarea modelului de business la o criză economică.
Un exercițiu bun este să faci trei versiuni ale prognozei: una realistă, una pesimistă, cu încasări mai mici cu un sfert, și una optimistă. Dacă versiunea pesimistă arată un sold negativ, știi dinainte că ai nevoie de un plan de rezervă.
Întrebări frecvente
Cât de des actualizez fluxul de numerar?
Săptămânal pentru firmele cu mișcări dese de bani, lunar pentru cele cu puține tranzacții. Important este ritmul constant.
Fluxul de numerar este același lucru cu profitul?
Nu. Profitul măsoară rezultatul activității, fluxul măsoară mișcarea efectivă a banilor. Poți avea profit și flux negativ în aceeași lună.
Am nevoie de un program special?
La început nu. O foaie de calcul bine ordonată este suficientă, iar un program devine util abia când numărul de tranzacții crește mult.
