O flotă auto bine dimensionată are exact atâtea mașini câte îți trebuie în zilele cu cea mai mare cerere, nu în cele medii și nici în cele mai liniștite. Se calculează pornind de la deplasările reale ale echipei, nu de la numărul de angajați. Fiecare mașină în plus costă și atunci când stă în parcare, iar fiecare mașină lipsă costă în programări pierdute.
La o firmă mică, de la doi la douăzeci de oameni, flota apare de obicei întâmplător: cineva vine cu mașina personală, apoi se cumpără o dubiță, apoi încă un autoturism „pentru comerciali”. După trei ani nimeni nu mai știe câte vehicule sunt, cine le folosește și cât costă lunar. Merită să faci ordine, iar metoda e mai simplă decât pare.
De unde pornești când vrei să dimensionezi flota?
Primul pas nu ține de mașini, ci de deplasări. Timp de patru săptămâni notează, într-un tabel obișnuit, fiecare ieșire a firmei: cine a plecat, unde, cu ce scop, cât a durat, ce a transportat. Nu e nevoie de o aplicație specială; un caiet sau o foaie de calcul sunt suficiente. Important este să nu reconstitui din memorie, fiindcă memoria rotunjește mereu în favoarea ideii pe care o aveai deja.
După patru săptămâni vei vedea tipare. Poate că două persoane pleacă în aceeași zi la clienți din aceeași zonă. Poate că mașina mare pleacă doar de două ori pe săptămână, iar restul timpului stă. Poate că joia dimineața sunt toți pe drum și ai nevoie de patru vehicule deodată. Din aceste date ieși cu un număr, nu cu o impresie.
Ce metrici merită urmărite pentru fiecare vehicul?
Pentru fiecare mașină ține evidența a patru lucruri: kilometri parcurși pe lună, număr de zile în care a fost folosită, cost lunar total (rată sau chirie, combustibil, service, asigurare, taxe) și costul pe kilometru. Ultima cifră se obține împărțind costul lunar la kilometrii lunari și aduce multe revelații. O mașină care parcurge puțin și costă mult este o candidată evidentă pentru vânzare sau înlocuire cu o soluție la cerere.
Dacă ești obișnuit să lucrezi cu tablouri de bord, tratează aceste cifre ca pe orice indicator al afacerii. Ideea este aceeași ca în materialul despre indicatorii de performanță ai unei firme: măsori puține lucruri, dar constant, și iei decizii pe baza lor.
- Rata de utilizare: zilele cu mașina pe drum împărțite la zilele lucrătoare dintr-o lună. Sub 40-50% înseamnă, de regulă, că vehiculul e prea mult în parcare.
- Costul pe kilometru: suma tuturor cheltuielilor împărțită la kilometri.
- Timpul de imobilizare: zilele în care mașina a fost la service sau în așteptare.
- Consumul mediu: litri la sută de kilometri, comparat între șoferi și între vehicule.
Câte mașini îți trebuie în zilele de vârf?
Regula practică este să dimensionezi pentru vârful obișnuit, nu pentru vârful excepțional. Dacă de două ori pe an ai nevoie de șase vehicule și în rest de patru, nu cumpăra șase. Acoperă diferența printr-o închiriere pe termen scurt sau printr-un taxi de firmă, care costă mai puțin decât două mașini ținute tot anul.
La fel de util este un calendar comun de rezervări. Când cinci oameni se bat pe aceeași mașină și o a doua stă nefolosită, problema nu e numărul vehiculelor, ci organizarea. O foaie partajată în care fiecare își trece ieșirile cu o zi înainte rezolvă jumătate din conflicte. Pentru echipele care jonglează cu multe deplasări, sfaturile din textul despre gestionarea timpului la mai multe proiecte se aplică aproape pe loc.
Ce tip de vehicul alegi pentru fiecare rol?
Mașina trebuie să urmeze munca, nu invers. Un reprezentant care vizitează clienți în orașe are nevoie de un autoturism compact, ușor de parcat și economic. Un instalator sau un curier are nevoie de volum de încărcare și de o ușă laterală culisantă. Un manager care merge la întâlniri în alte localități poate prefera confortul pe distanțe lungi, dar asta nu justifică un model scump pentru toată echipa.
Pentru fiecare rol, scrie în două rânduri ce trebuie să facă mașina: câți pasageri, ce marfă, ce distanțe, ce drumuri (asfalt, șantier, oraș). Abia apoi compari modelele. Cumpărarea după preferințe personale duce aproape mereu la costuri mai mari și la utilizare mai slabă.
Cum stabilești un obiectiv pentru costul flotei?
O flotă fără țintă tinde să crească în tăcere. Fixează un obiectiv clar, de pildă „costul total al flotei să nu depășească un anumit procent din cifra de afaceri” sau „costul pe kilometru să rămână sub o valoare stabilită”. Pentru formulare te poate ajuta articolul despre obiectivele clare după metoda SMART: țintă măsurabilă, termen, responsabil.
Revizuiește obiectivul o dată la șase luni, când ai date proaspete. Dacă un vehicul depășește constant ținta, nu îl scuza cu explicații. Fie îl înlocuiești, fie îl muți pe alt rol, fie accepți că ținta era nerealistă și o corectezi.
Când renunți la o mașină?
Semnalele sunt aproape întotdeauna aceleași: utilizare scăzută pe mai multe luni la rând, costuri de service în creștere, kilometri parcurși de puține ori peste an, sau un rol care a dispărut din firmă. Alege momentul vânzării înainte ca mașina să ajungă la o reparație majoră, pentru că prețul de revânzare scade brusc după o defecțiune serioasă sau un accident.
Dacă mașina e în leasing, verifică ce costă ieșirea anticipată și dacă poți prelua contractul pe alt vehicul. Uneori, mai ieftin decât să închizi contractul este să muți mașina pe un alt rol și să renunți la cea care costă mai mult.
Cum arată un plan pe patru pași?
- Notează toate deplasările firmei timp de patru săptămâni.
- Calculează rata de utilizare și costul pe kilometru pentru fiecare mașină.
- Stabilește numărul de vehicule pentru vârful obișnuit și acoperă excepțiile cu închirieri.
- Fixează o țintă de cost și reia verificarea peste șase luni.
Un asemenea plan nu cere software scump și nici consultanți. Cere doar disciplina de a nota cifrele și curajul de a lua decizii pe baza lor, chiar dacă înseamnă să vinzi o mașină la care ții.
