Te întorci de la un eveniment cu un teanc de cărți de vizită, câteva fotografii pe telefon și o listă vagă de promisiuni de genul „te caut eu săptămâna viitoare”. Trei zile mai târziu, cărțile de vizită stau în buzunarul sacoului, iar jumătate din nume nu mai spun nimic. Întâlnirile ocazionale din timpul unui eveniment sunt începutul unei relații, dar rareori ajung relații, fiindcă urmarea se pierde între mailuri, copii la școală și termene. Cei care rețin ceva de pe urma acestor ieșiri sunt, de regulă, cei care fac un lucru simplu după: scriu repede și concret.
De ce primele două zile contează
În primele 48 de ore, persoana pe care ai cunoscut-o își aduce încă aminte de tine. Îți știe fața, conversația și, cu puțin noroc, glumele. După o săptămână, memoria se estompează, iar mesajul tău ajunge ca de la un străin politicos. Nu e vorba de grabă, ci de proaspătul amintirii.
Se adaugă un motiv mai puțin evident: și celălalt se află, în aceleași zile, într-o stare de deschidere. După un eveniment, oamenii sunt mai dispuși să răspundă, pentru că au ieșit din rutină și au avut conversații stimulante. Peste o săptămână, rutina și-a reluat locul, iar căsuța de mesaje s-a umplut din nou. Mesajul tău ajunge în fereastra scurtă în care cineva încă mai gândește la ce a auzit și la ce ar vrea să încerce.
Oamenii primesc, după orice eveniment, zeci de mesaje generice. Cele care se disting sunt cele care amintesc un detaliu: „Mi-a plăcut ce ai spus despre livrările de iarnă” sau „Mulțumesc pentru recomandarea cu aplicația de facturi”. Un asemenea detaliu arată că ai ascultat, iar acest lucru este rar.
Dacă nu poți scrie la toți, alege cinci. Cinci mesaje bune valorează mai mult decât treizeci copiate.
Alegerea celor cinci se face simplu. Întreabă-te cu cine ai vorbit cel mai natural, cine are o problemă pe care ai putea să o ajuți să o rezolve și cine face ceva ce te interesează cu adevărat. Nu te lăsa influențat doar de funcția de pe cartea de vizită. Un om cu un titlu modest, dar cu o rețea bună de oameni de încredere, poate fi mai valoros decât un director care nu răspunde niciodată.
Ce notezi chiar în seara evenimentului
Memoria nu ține toate numele. În seara evenimentului, cu cărțile de vizită în față, scrie pe spatele fiecăreia două lucruri: despre ce ați vorbit și ce ați convenit, dacă ați convenit ceva. Fraze scurte, de felul „are un atelier, caută distribuitor în nord” sau „am promis să-i trimit un contact”.
Fă o fotografie cărții respective și mută informația într-o foaie simplă, cu trei coloane: nume, subiect, pasul următor. Nu ai nevoie de un program special, o foaie de calcul sau un caiet ajung. Contează ca informația să fie într-un loc pe care îl deschizi.
Notează și greșelile. Dacă ai promis ceva ce nu poți ține, cel mai bine este să o spui din primul mesaj, înainte să se adune neîncrederea.
Un obicei bun este să dai un scor intern fiecărui contact: unul pentru oamenii cu care vrei să vorbești în câteva zile, altul pentru cei pe care îi mai întâlnești oricum și al treilea pentru cei despre care vei scrie doar un mesaj de politețe. Scorul nu se arată nimănui, e doar un instrument de organizare. Îți permite să-ți împarți energia și să nu te epuizezi cu un volum de scris pe care nu-l poți susține.
Cum arată un mesaj care primește răspuns
Mesajul bun este scurt, personal și are o cerere clară sau o ofertă clară. Nu începe cu „Sper că ești bine”, ci cu locul și momentul în care v-ați cunoscut: „Ne-am cunoscut la masa de la prânz, lângă standul cu ceaiuri”. Persoana te plasează imediat.
Urmează un lucru concret. Poate fi un articol pe care l-ai pomenit, un nume de recomandat, o întrebare la care voiai să revii. Fără pitch lung și fără atașamente mari. Ultima frază propune un pas mic: o discuție de douăzeci de minute, un telefon, o întâlnire la o cafea.
Un exemplu de mesaj, fără nume reale: „Bună ziua, ne-am cunoscut ieri la discuția despre ambalaje sustenabile. Ați menționat că căutați un furnizor pentru borcane de sticlă; în vară am lucrat cu cineva care ar putea fi potrivit și vă pot trimite datele de contact. Dacă vă convine, putem vorbi și zece minute joi sau vineri.” Trei fraze, o ofertă reală și un pas mic. Nu pare vânzare, pare interes sincer, iar răspunsul vine mult mai des decât la un mesaj lung.
- Amintește locul și subiectul conversației din prima propoziție.
- Oferă ceva util înainte să ceri ceva, de pildă un contact sau un material.
- Propune un pas mic și precis, cu două variante de dată.
- Păstrează mesajul sub zece rânduri, cu o frază pe rând de idee.
- Încheie simplu, fără formule exagerate de politețe.
Ce faci când nu răspunde
Tăcerea nu înseamnă respingere. De cele mai multe ori, mesajul s-a pierdut între alte zeci. Un al doilea mesaj, după șapte-zece zile, este normal și nu supără pe nimeni, atâta timp cât e scurt și aduce ceva nou: o veste, o întrebare, un material.
Evită tonul de reproș: „Am văzut că nu ai răspuns”. Mai bine: „Revin cu un gând despre ce ne-am spus la eveniment”. Dacă nici după al doilea mesaj nu primești nimic, lasă contactul să se odihnească o lună sau două. Cine nu răspunde acum poate răspunde excelent altă dată, când are un proiect potrivit.
Ține minte că și celălalt are propriile griji. Poate lucrează într-o perioadă aglomerată, poate se mută de la o firmă la alta sau poate nu are acum nevoie de ce oferi tu. Faptul că nu a răspuns spune puțin despre valoarea ta și mult despre calendarul lui. Păstrează un ton senin și lasă ușa deschisă.
Dacă evenimentul a fost mare, nu uita de organizatori și de vorbitori. Un mesaj scurt de mulțumire pentru o prezentare care ți-a folosit, cu o idee anume pe care ai reținut-o, e rar și foarte apreciat. Oamenii aceia primesc de obicei critici și cereri, mult mai rar un cuvânt cald, iar tu ți-ai făcut astfel un contact memorabil fără niciun efort special.
Nu transforma relația într-o urmărire insistentă. Un contact respectuos, păstrat cu un mesaj rar, dar sincer, te ajută mai mult decât unul presat cu apeluri.
Relația nu începe și nu se termină cu mesajul
Un contact devine o relație prin întâlniri repetate, mici, în care fiecare parte oferă ceva. Poți trimite o informație relevantă după câteva luni, poți felicita pentru o noutate publică sau poți face o prezentare între două persoane care s-ar înțelege. Aceste gesturi nu cer timp mult, dar construiesc încredere.
Gândește-te la ce poți da, nu doar la ce poți primi. Oamenii își amintesc cu plăcere de cei care i-au ajutat fără să ceară nimic imediat. Ajutorul oferit fără calcul revine, în timp, în forme neașteptate.
Fii atent și la limite. Nu toate contactele merită același efort. Alege cele cu care simți o potrivire reală, de valori sau de interese, și lasă celelalte la nivelul unui salut cordial, la următorul eveniment.
În plus, rețeaua personală nu înseamnă doar clienți potențiali. Contează oamenii de la care înveți, cei care îți spun un adevăr incomod sau cei care îți arată un mod diferit de a lucra. Un mentor întâlnit într-o seară de networking poate schimba felul în care gândești o afacere, chiar dacă nu îți aduce niciodată un contract. De aceea, nu judeca fiecare legătură după câștigul imediat.
Un sistem simplu, ca să nu uiți
Cei mai mulți pierd legăturile nu din lipsă de interes, ci din lipsă de sistem. Folosește un calendar cu mici memento-uri: peste două zile, scrie mesajul; peste zece zile, a doua încercare; peste trei luni, un gând sau o veste. Fiecare contact important primește câte o linie în foaia ta.
Odată pe lună, parcurge lista și alege trei persoane cu care nu ai vorbit de ceva vreme. Un mesaj de zece secunde, fără cerere, doar un „m-am gândit la tine când am văzut asta”, ține legătura vie.
Dacă ai mai multe contacte, grupează-le după interes: cei din industria ta, cei din domenii vecine, cei care îți sunt aproape ca mod de gândire. Când citești ceva util, știi cui să trimiți. O foaie cu etichete simple face acest lucru posibil fără efort, iar după câteva luni vei avea o hartă a legăturilor tale care te va surprinde prin ceea ce arată: cine e foarte apropiat, cine e uitat și cine ar merita o reluare a discuției.
Până diseară, scoate cărțile de vizită din buzunar, așază-le pe masă și alege cinci. Scrie pentru fiecare o frază despre conversație și una despre ce poți oferi. Trimite mesajele mâine dimineață, înainte de prima ședință. Restul se așază de la sine, în ritmul fiecărei relații.
