O firma are nevoie de reguli clare pentru a putea creste fara sa piarda controlul asupra activitatilor. Pe masura ce apar clienti noi, angajati noi si proiecte mai complexe, modul de lucru trebuie sa ramana organizat. Standardele internationale pot ajuta la stabilirea unor pasi clari, astfel incat activitatile importante sa fie mai usor de urmarit.
Un alt avantaj este reducerea greselilor care apar din lipsa unor reguli comune. Atunci cand fiecare angajat stie ce are de facut, timpul este folosit mai bine, iar anumite probleme pot fi observate mai repede. In plus, managerii pot verifica mai usor rezultatele si pot decide unde sunt necesare schimbari.
Pentru o firma care vrea sa castige increderea unor clienti importanti, certificate ISO pot reprezenta o dovada ca anumite procese sunt organizate si verificate. Acestea pot conta in colaborari noi, in proiecte mai mari sau in situatii in care partenerii cer dovezi privind respectarea unor cerinte. Astfel, standardele pot deveni parte din planul de dezvoltare al unei afaceri.
Cum se alege un standard potrivit pentru companie
Nu toate firmele au aceleasi nevoi. O companie care produce bunuri trebuie sa urmareasca atent calitatea, in timp ce o firma care lucreaza cu date importante poate pune accent pe securitatea informatiei. De aceea, alegerea unui standard trebuie facuta dupa activitatea reala si dupa obiectivele companiei, nu doar dupa ceea ce folosesc alte firme.
Inainte de implementare, este important sa fie cunoscute toate costurile implicate. In cazul unei firme interesate de securitatea informatiilor, cautarea unor date despre pret ISO 27001 poate fi un punct de plecare pentru stabilirea bugetului. Costul final poate depinde de dimensiunea companiei, numarul de procese analizate si modificarile care trebuie facute pentru respectarea cerintelor.
O firma poate analiza urmatoarele aspecte:
- Ce activitati creeaza cele mai multe probleme
- Ce riscuri trebuie controlate mai bine
- Ce cerinte au clientii si partenerii
- Ce procese exista deja in companie
- Ce schimbari pot fi aplicate fara sa blocheze activitatea
Ce schimbari pot aduce standardele in activitatea zilnica
Un standard poate avea un rol important in mentinerea calitatii, mai ales atunci cand o firma are multe activitati care trebuie coordonate. ISO 9001 ajuta companiile sa urmareasca mai atent modul in care sunt realizate procesele, cum sunt tratate problemele si cum sunt luate in calcul asteptarile clientilor. Astfel, calitatea devine o preocupare constanta, nu doar o verificare facuta la final.
Aplicarea unor reguli comune poate schimba si modul in care angajatii colaboreaza. Fiecare persoana intelege mai bine ce responsabilitati are, iar informatiile importante pot fi transmise mai clar. Cand apar erori, acestea pot fi analizate pentru a identifica sursa problemei. Scopul nu este gasirea unui vinovat, ci prevenirea repetarii aceleiasi situatii.
Printre schimbarile care pot aparea se numara:
- Stabilirea unor responsabilitati mai clare
- Urmarirea mai atenta a activitatilor
- Identificarea cauzelor care produc erori
- Folosirea mai eficienta a timpului si resurselor
- Verificarea periodica a rezultatelor
De ce conteaza certificarea in relatia cu partenerii
Un partener de afaceri vrea sa stie daca poate conta pe furnizorul ales. Atunci cand exista reguli clare si verificari periodice, compania poate demonstra mai usor ca isi controleaza activitatea. Acest lucru poate fi important in special pentru firmele care vor sa intre in colaborari cu organizatii mai mari, unde cerintele privind furnizorii sunt adesea mai stricte.
Certificarea poate avea un rol si in participarea la anumite proiecte sau licitatii. Unele organizatii solicita documente care sa confirme respectarea unor cerinte specifice, iar lipsa lor poate limita accesul la anumite oportunitati. In acelasi timp, standardele pot contribui la construirea unei imagini mai stabile, deoarece partenerii vad ca firma lucreaza dupa reguli care pot fi verificate.
Beneficiile pot fi observate in mai multe directii:
- Cresterea increderii clientilor
- Acces mai simplu la anumite colaborari
- O imagine mai clara asupra modului de lucru
- Pregatire mai buna pentru proiecte complexe
- Posibilitatea de a raspunde unor cerinte ale partenerilor
De ce standardele trebuie mentinute pe termen lung
Obtinerea unei certificari nu inseamna ca activitatea firmei se opreste acolo. Regulile trebuie respectate si dupa finalizarea procesului, iar rezultatele trebuie urmarite constant. Auditurile periodice pot arata daca procedurile sunt aplicate corect si daca au aparut situatii care necesita schimbari.
Implicarea angajatilor este la fel de importanta. O procedura poate fi foarte bine redactata, dar nu va produce rezultate daca oamenii nu o inteleg sau nu o aplica. De aceea, instruirea echipei si comunicarea clara a responsabilitatilor pot face diferenta dintre un sistem folosit doar pentru certificare si unul care chiar ajuta compania.
Pe termen lung, standardele pot contribui la formarea unei culturi bazate pe ordine, responsabilitate si imbunatatire continua. Firma poate deveni mai pregatita pentru schimbari, poate controla mai bine anumite costuri si poate reactiona mai rapid cand apar probleme. Beneficiul real nu sta doar in certificatul obtinut, ci in modul in care regulile sunt transformate in obiceiuri de lucru.